Chefs d’entreprises, collectivités locales, marques/enseignes, particuliers … la conception et la mise en place d’un évènement relatif à votre activité est souvent une tâche ardue. En effet, les idées, les envies et le but sont souvent très clairs mais le passage à la réalisation peut vous sembler chose difficile. Se retrouver seul à bord pour mener à bien l’organisation d’un débat, d’une rencontre, d’un salon, d’un évènement lié à votre activité n’est pas chose innée et malgré le bon sens et l’aptitude que vous avez dans votre domaine de prédilection, un accompagnement est indispensable afin de faire de votre projet, une réussite.

Ata Assistance vous propose ce guide des démarches à suivre dans la réalisation et la programmation d’un évènement.

L’objet de votre manifestation

Que vous programmez un colloque, une assemblée entreprise, une manifestation à but promotionnel ou toutes autres, l’objet de votre manifestation donnera des éléments de repères essentiels aux propositions ciblées et à l’organisation des professionnels des métiers évènementiels et audiovisuels, et vous donnera un indice sur le type de lieu de réception en corrélation avec votre thème

Choisir le bon lieu

Le choix du lieu est un des éléments les plus importants dans la réussite de votre manifestation, il sera le reflet du dynamisme qui vous souhaitez véhiculer de votre entreprise.

Préférez les cadres environnementaux en accord avec le type d’évènement que vous souhaitez organiser. Pour cela, définissez avec précision les points suivants :

La date et durée de votre rassemblement

Une date ne se fixe pas par hasard, celle-ci doit être calée bien à l’avance afin de permettre au plus grand nombre d’invités et d’intervenants de répondre présent mais également de favoriser les échanges sur la mise en place des divers corps de métier et prestataires  participants à la réussite de votre projet.

Le nombre de personnes conviés ou susceptibles de participer à votre manifestation

Quantifier le nombre de personnes présentes à votre manifestation vous permet un tri sélectif dans votre recherche de lieu de réception, autant dire que définir rapidement le lieu permet d’optimiser votre temps pour les autres mises en place et négociations.

Le type de personne invitées

On ne reçoit pas un ministre dans un même lieu ni de la même façon qu’un artiste de cirque si je peux me permettre.

Bien connaitre sa clientèle et ses invités vous permet de vous diriger vers des lieux, des visions artistiques et moyens techniques plus ou moins conventionnels.

Une fois que vous avez trouvé le lieu qui vous convient, programmez une visite pour éviter les mauvaises surprises le jour J et prendre les informations techniques et usuelles relatives à l’endroit.

 

Définir votre budget

Le sujet qui fâche lol, oui pourtant il est important de définir le budget dédié à votre manifestation.

Celui-ci doit prendre en compte les frais qu’engendrent vos demandes techniques et artistiques, la location du lieu et les divers frais annexes (frais de traiteur, animations, hôtesses d’accueil etc …)

Il est judicieux, avant de fixer un budget interne, d’entrer en contact avec les professionnels des métiers de l’audiovisuel, techniques … cette démarche vous donnera un aperçu financier de votre prestation type et vous guidera vers l’optimisation d’un résultat final singulier.

Vous l’avez bien compris, un budget ne se fixe pas à la légère et oui, tout à un coût mais vous le valez bien…

Choisir ses prestataires techniques

L’évènementiel est un métier… On ne peut être bon en tout c’est pour cela que bon nombre de prestataires sont à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre de votre projet.

Que ce soit pour les prestations d’un traiteur, d’un service d’hôtesse, de moyens audiovisuels techniques, ou d’un même bureau de marketing/communication, il est important de s’entourer des professionnels des catégories nécessaires au bon déroulement de votre évènement.

De nombreuses enseignes, de chacun de ces milieux, proposent de vous guider dans l’étude et la mise en œuvre de votre projet.

La réussite et la mise en valeur de votre marque, établissement … dépend de votre savoir-faire organisationnelle certes mais également de votre aptitude à déléguer aux professionnels des métiers de l’évènementiel.

Un conseil ne « mange pas de pain », n’hésitez pas à vous rapprocher de ces organismes talentueux qui savent créer l’évènement.

Planifiez les tâches :

Faire une liste des tâches internes propres à vos capacités en y accolant une date buttoir vous permettra de rester dans les temps et d’être serein le jour J car tout sera terminé à temps.

Pour les parties que vous déléguez à vos prestataires, instaurez un contact étroit et transparent afin de conserver une coordination parfaite. C’est aussi cela la clé d’un évènement réussi.